Exact Compact+

Incassobatch beheren

Menupad

[Compact, Betaalmiddelen, Incasso's, Incassobatch beheren]

Introductie

Dit overzicht toont alle SEPA incasso gerelateerde factuurtermijnen en biedt u de mogelijkheid om de incassobatches te beheren voordat u deze verwerkt.

In dit scherm worden alleen de termijnen getoond waarbij:

De valuta EUR is
De betalingswijze 'Incasso' is
Bij het betaalmiddel de optie 'SEPA incasso opdrachten' is aangevinkt.

Hoe raadpleeg ik het Incassobatch beheren overzicht?

Geef de gewenste criteria op in het Incassobatch beheren scherm.
Klik op Tonen.

Hoe kan ik vijf of tien dagen toevoegen aan de betalingsdatum?

Geef de gewenste criteria op in het Incassobatch beheren scherm.
Klik op Tonen.
Klik op Geavanceerd.
Selecteer de termijnen waarvoor u de betalingsdatum wilt aanpassen.
Klik op +5 Dagen of op +10 Dagen.
Er verschijnt een melding dat de betalingsdatum is aangepast.

Hou rekening met: De knoppen +5 Dagen en +10 Dagen zijn alleen beschikbaar nadat u op Geavanceerd heeft geklikt en wanneer u een termijn heeft geselecteerd.

Hoe kan ik de gegevens van de incassomachtiging bekijken?

Geef de gewenste criteria op in het Incassobatch beheren scherm.
Klik op Tonen.
Selecteer de termijn waarvoor u de incassomachtiging wilt bekijken.
Klik op Kenmerk machtiging. Voor meer informatie, zie Incassomachtigingen aanmaken en onderhouden.

Hou rekening met: De knop Kenmerk machtiging is alleen beschikbaar wanneer u één termijn heeft geselecteerd waaraan een machtiging is gekoppeld.

Hoe kan ik de details van de termijn bekijken?

Geef de gewenste criteria op in het Incassobatch beheren scherm.
Klik op Tonen.
Selecteer de termijn waarvoor u de details wilt bekijken.
Klik op Details. Voor meer informatie, zie Termijnen detailscherm.

Hoe kan ik de termijnen valideren?

Geef de gewenste criteria op in het Incassobatch beheren scherm.
Klik op Tonen.
Selecteer de termijnen die u wilt valideren.
Klik op Valideren. Bij het valideren wordt gecontroleerd of de incasso voor de termijnen succesvol kan worden verwerkt. Voor meer informatie over welke controles worden uitgevoerd zie de beschrijving bij de knop Valideren onder in dit document.

Hoe verwerk ik de incasso en genereer ik het incasso bestand?

Geef de gewenste criteria op in het Incassobatch beheren scherm.
Klik op Tonen.
Selecteer de termijnen die u wilt incasseren.
Klik op Verwerken.
Selecteer bij het veld Runnummer het runnummer waarvoor u de incasso wilt verwerken.
Wanneer u tevens de vooraankondiging wilt afdrukken/mailen selecteert u de optie Afdrukken: Vooraankondiging incasso.
Klik op OK.

Hou rekening met: De knop Verwerken is alleen actief wanneer u één of meer termijnen heeft geselecteerd en er een runnummer en betalingsdatum is toegewezen aan die termijnen.

Hoe kan ik een pre-notificatie/vooraankondiging genereren?

Geef de gewenste criteria op in het Incassobatch beheren scherm.
Klik op Tonen.
Selecteer de termijnen waarvoor u de vooraankondiging wilt afdrukken.
Klik op Afdrukken.

Hou rekening met: De knop Afdrukken is alleen beschikbaar wanneer u een termijn heeft geselecteerd. De lay-out die wordt gebruikt kunt u onderhouden via de sectie Cash flow in menupad [Systeem, Algemeen, Instellingen, Documentinstellingen].

Hoe kan ik runnummers toekennen?

Geef de gewenste criteria op in het Incassobatch beheren scherm.
Klik op Tonen.
Selecteer de termijnen waar aan u een runnummer wilt toekennen.
Klik op Toekennen.
Selecteer Nieuw om een nieuwe runnummer toe te wijzen. Wanneer u een bestaand runnummer wilt toewijzen selecteert u Bestaand en vervolgens het runnummer dat u wilt toewijzen.
Klik op OK.

Hou rekening met: De knop Toekennen is alleen beschikbaar wanneer u een termijn heeft geselecteerd.

Hoe kan ik de termijnen handmatig of automatisch verzamelen?

Geef de gewenste criteria op in het Incassobatch beheren scherm.
Klik op Tonen.
Selecteer de termijnen die u wilt verzamelen.
Klik op Verzamelen.
Click Group.
Selecteer Handmatig om de termijnen handmatig te verzamelen of Automatisch om ze automatisch te verzamelen.
Geef een betalingsreferentie op bij Betalingsreferentie. Dit veld is alleen actief wanneer u Handmatig heeft geselecteerd.
Geef bij Betalingsdatum de gewenste betalingsdatum op. Standaard wordt de huidige datum voorgesteld.
Selecteer bij Eigen rekening uw eigen rekening waarvoor u de incasso wilt uitvoeren.
Selecteer bij Betalingswijze de gewenste betalingswijzen. Voor incasso dient u hier Incasso te selecteren.
Selecteert bij Naar betaalmiddel de bankrekening van uw relatie. Dit betreft de bankrekening waarvan u incasseert.
Klik op OK.

Hou rekening met: De knop Verzamelen is alleen beschikbaar u meer dan één regel heeft geselecteerd en de geselecteerde regels de zelfde machtiging gekoppeld hebben.

Uitleg van de velden

Incasseren, Betalingen onderweg, Afgeletterd
Selecteer hier welke termijnen u wilt tonen:

Incasseren: Alle SEPA incasso termijnen met uitzondering van de termijnen die reeds zijn afgeletterd.
Afgeletterd: Alle SEPA incasso termijnen inclusief de termijnen die reeds zijn afgeletterd.

Groepeer op
Hier kunt u aangeven op welke wijze u de gegevens gegroepeerd wilt tonen. Standaard is de optie geselecteerd, die u in het selectiescherm heeft geselecteerd. U kunt groeperen op:

Details
Betalingsreferentie
Debiteur
Bestelling / Order (Bst/Ord.)

Met deze knop kunt u een aantal extra selectiecriteria tonen of verbergen.

Status
Hier kunt u een selectie maken op status van de incassobatch. Standaard zijn dezelfde opties als in het selectiescherm geselecteerd. In onderstaand overzicht ziet u wanneer welke status van toepassing is:

Status	Runnummer toegewezen	Vooraankondiging afgedrukt	Status termijn
Open	Nee	Nee	Geboekt
Toegewezen	Ja	Nee	Geboekt
Afgedrukt	Ja	Ja	Geboekt
Verwerkt	Ja	Nee/Ja	Verwerkt

U dient minimaal één optie te selecteren.

Runnummer
Hier kunt u een selectie maken op een reeks runnummers van de incassobatch. Alleen de termijnen waarvan het runnummer binnen het opgegeven traject valt worden getoond. Wanneer u geen selectie wilt maken op het runnummer selecteert u de optie 'Alle'.
U kunt alleen runnummers selecteren die vooraf zijn toegewezen of die zijn gegenereerd bij het verwerken van de incasso. Standaard wordt de reeks runnummers uit het selectiescherm overgenomen.

Datum verwerkt
Dit veld is alleen beschikbaar wanneer u bij 'Status' de optie 'Verwerkt' heeft geselecteerd. Hier kunt u een selectie maken op de datum waarop de incassobatch is verwerkt. Alleen de termijnen waarvan de 'Datum verwerkt' binnen het opgegeven traject valt worden getoond. Wanneer u geen selectie wilt maken op deze datum selecteert u de optie 'Alle'. Standaard wordt de reeks runnummers uit het selectiescherm overgenomen. Standaard wordt het datumtraject uit het selectiescherm overgenomen.

Soort transactie
Bij deze optie kunt u aangeven of u alle transacties wilt zien, of alleen van een specifieke soort. Standaard wordt deze selectie overgenomen van het soort transactie die u heeft geselecteerd in het selectiescherm. U heeft hier deze keuze uit:

Alle
Verkoopfactuur
Overige
POS verkoopfactuur

Kolommen

Standaard beschikt u in het overzicht beschikt u over een aantal kolommen met informatie over de termijnen.

Naam
Deze kolom toont de naam van de debiteur waarop de termijn betrekking heeft.

Betalingsdatum
Deze kolom toont de betalingsdatum van de termijn.

Runnummer
Deze kolom toont het runnummer van de termijn. Het runnummer kunt u toewijzen middels de knop 'Toekennen'.

Type relatie / Status
Deze kolommen tonen informatie over de debiteur waarop de termijn betrekking heeft. Dit betreft het type van de debiteur en de status van de debiteur.

Bankrekening
Deze kolom toont het bankrekeningnummer van de debiteur. Dit betreft de bankrekening waar de incasso voor wordt uitgevoerd.

Onze ref.
Deze kolom toont de onze referentie van de transactie van deze termijn.

Uw ref.
Deze kolom toont de uw referentie van de transactie van deze termijn.

Betalingsreferentie
Deze kolom toont de betalingsreferentie van de termijn.

Val.
Deze kolom toont de valuta van de termijn. Deze kolom toont altijd EUR aangezien SEPA uitsluitend betrekking heeft op de Euro.

Bedrag
Deze kolom toont het bedrag van de termijn.

Soort transactie
Deze kolom toont het soort transactie.

Betalingswijze
Deze kolom toont de betalingswijze. Dit betreft altijd 'Incasso'.

Geblokkeerd
Wanneer de termijn is wordt in deze kolom een groen vinkje getoond.

Eigen rekening
Deze kolom toont u eigen rekening die wordt gebruikt voor de incasso.

Te ontvangen
Deze kolom toont het openstaande bedrag van de termijn.

Verrekenen
Deze kolom toont het bedrag waarmee deze termijn is afgeletterd.

Factuurbedrag
Deze kolom toont het totale factuurbedrag. Wanneer een het factuurbedrag bijvoorbeeld in twee termijnen van 50,- is gesplitst toont deze kolom het totaalbedrag van 100,-.

Omschrijving
Deze kolom toont de omschrijving van de termijn.

Vervaldatum
Deze kolom toont de vervaldatum van de termijn.

Documentnummer
Deze kolom toont het documentnummer van het document van het betaalmiddel zoals bijvoorbeeld een kredietbrief.

Opdrachtnummer
Deze kolom toont indien van toepassing het ordernummer van de order waar deze termijn uit voortkomt,

Relatie
Deze kolom toont het debiteurnummer van de debiteur die wordt geïncasseerd.

Incasseren / Gefiatteerd: 1 / Gefiatteerd: 2 / Afgeletterd
Deze kolommen geven aan welke actie reeds is uitgevoerd voor de termijn. Wanneer de actie is uitgevoerd staat in de betreffende kolom een groen vinkje.

Classificatie
Deze kolom toont de classificatie van de debiteur die wordt geïncasseerd.

Kenmerk machtiging
In deze kolom wordt het kenmerk van de incassomachtiging getoond die aan de termijn is gekoppeld.

Volgorde
Hier wordt de volgorde van de incassomachtiging van deze termijnen getoond. Dit kan een van de volgende opties zijn:

Eerste
Terugkerend
Definitief
Eenmalig

Type
Hier wordt het type van de incassomachtiging van deze termijnen getoond. Dit kan een van de volgende opties zijn:

Datum van ondertekening
Hier wordt de datum van ondertekening van de incassomachtiging van deze termijnen getoond.

Laatste incassodatum
Hier wordt de laatste incassodatum getoond. Deze kan leeg zijn wanneer volgorde van de machtiging 'Eerste' of 'Eenmalig' betreft.

Status
In deze kolom wordt de status van de termijn getoond. In het overzicht boven in dit document ziet u wanneer welke status van toepassing is.

Status: Transactie
In deze kolom wordt de status van de transactie getoond. In het overzicht boven in dit document ziet u wanneer welke status van toepassing is.

Datum verwerkt
In deze kolom wordt de datum getoond waarop de incassobatch van deze termijn is verwerkt.

Procesiconen

De procesiconen geven de status van de termijn aan. Wanneer de actie is uitgevoerd voor de geselecteerde termijn wordt dit met een groen vinkje aangegeven. Tevens wordt de datum van de actie getoond. Wanneer de actie nog niet is uitgevoerd wordt dit aangegeven met een rood kruis.

Geboekt: Geeft aan wanneer de termijn is aangemaakt.
Afgedrukt: Geeft aan wanneer de vooraankondiging voor de termijn is afgedrukt en biedt u de mogelijkheid om een vooraankondiging af te drukken voor de geselecteerde termijnen.
Verwerkt: Geeft aan wanneer incasso voor de termijn is verwerkt en biedt u de mogelijkheid om de incasso te verwerken voor de geselecteerde termijnen.
Ontvangen: Geeft aan wanneer de betaling is ontvangen (de termijn is afgeletterd met de betaling)

Met de iconen 'Afgedrukt' en 'Verwerkt' kunt u tevens de geselecteerde termijnen afdrukken en verwerken. Voor meer informatie hierover zie de beschrijving bij de knoppen 'Afdrukken' en 'Verwerken'

Totalen

Aan de rechterzijde van het scherm worden de totalen getoond.

Incasseren: Het totaal bedrag aan te incasseren posten die in het scherm worden getoond.
Betalingen onderweg: Het totaal bedrag aan betalingen onderweg die in het scherm worden getoond. De incasso is verwerkt, maar nog niet afgeletterd met de betaling.
Afgeletterd: Het totaal bedrag aan afgeletterde posten in het scherm. De incasso is verwerkt en afgeletterd met de betaling

Knoppen

Onderaan het scherm zijn verschillende knoppen aanwezig.

Geavanceerd/Eenvoudig
Hiermee kunt u schakelen tussen de eenvoudige en geavanceerde knoppenbalk. In de geavanceerde knoppenbalk beschikt u over een aantal extra knoppen.

Samenvatting
Deze knop is alleen beschikbaar in de geavanceerde modus. Met deze knop opent u een samenvatting waarin per eigen betaalmiddel informatie over het saldo van het betaalmiddel het totaal saldo aan gefiatteerde betalingen en betalingen onderweg worden getoond.

Kenmerk machtiging koppelen
Deze knop is alleen beschikbaar in de geavanceerde modus. Met deze knop kunt u meerdere SEPA incassomachtigingen tegelijk koppelen aan bestaande factuurtermijnen, waarbij dit nog niet is gekoppeld. Dit geldt voor alle factuurtermijnen die getoond worden in dit scherm. De termijnen hoeven dus niet geselecteerd te worden.

Het is alleen mogelijk om incassomachtigingen op deze manier te koppelen als de betreffende incassomachtiging de status 'Actief' heeft en de velden 'Referentie' en 'Datum van ondertekening' ingevuld zijn. Verder wordt er gekeken naar de relatie en het bankrekeningnummer. Als er meerdere actieve incassomachtigingen aan een relatie gekoppeld zijn, dan wordt de machtiging met de hoogste referentie aan de factuurtermijn gekoppeld. Als de referenties bijvoorbeeld eindigen op '001' en '002', wordt '002' gekoppeld aan de factuurtermijn. Eindigen de referenties op 'A' en 'B', dan wordt 'B' gekoppeld. Incassomachtigingen worden niet gekoppeld aan factuurtermijnen die reeds verwerkt zijn of een runnummer hebben.

Deze functie is ook beschikbaar voor posten van transactiesoort 'Creditfactuur verkoop'.

Notitie
Deze knop is alleen beschikbaar in de geavanceerde modus. Met deze knop kunt u notities van deze termijn bekijken en aanpassen/toevoegen.

Bst/Ord.
Deze knop is alleen beschikbaar in de geavanceerde modus. Als u een termijn selecteert, waaraan een bestelling of verkooporder ten grondslag ligt, kunt u deze optie gebruiken om de bijbehorende bestelling te openen in Alleen-lezen modus.

Kaart
Deze knop is alleen beschikbaar in de geavanceerde modus. Via deze knop opent u de debiteurenkaart van de debiteur van termijn die u heeft geselecteerd.

+ 5 dagen / + 10 dagen
Deze knoppen zijn alleen beschikbaar in de geavanceerde modus. Met deze knoppen kunt u vijf of tien dagen optellen bij de betalingsdatum. Deze worden direct bijgeteld, zonder voorafgaande waarschuwing. Zodra de datum is bijgewerkt ontvangt u hiervan een melding.

Onderhouden
Deze knop is alleen beschikbaar in de geavanceerde modus. Met deze knop opent u het onderhoud van de debiteur van termijn die u heeft geselecteerd.

Exporteren
Deze knop is alleen beschikbaar in de geavanceerde modus. Met deze knop kunt u de gegevens die in dit scherm worden getoond exporteren naar MS Excel.

Blokkeren
Deze knop is alleen beschikbaar in de geavanceerde modus. Met deze knop kunt u een termijn blokkeren. Als u een termijn blokkeert, verschijnt een groen vinkje in de kolom 'Geblokkeerd'. U krijgt een waarschuwing dat deze termijn is geblokkeerd in het geval dat u deze termijn wilt fiatteren of verwerken. Met de knop 'Blokkeren' kunt u een geblokkeerde termijn tevens weer deblokkeren. Tevens kunt u de blokkade van de termijn aanpassen via het termijnen detailscherm.

Actualiseren
Met deze knop kunt u de gegevens in het scherm verversen.

Kenmerk machtiging
Deze knop is alleen actief wanneer u één termijn heeft geselecteerd waaraan een incassomachtiging is gekoppeld. Met deze knop opent u het de incassomachtiging die aan deze termijnen is gekoppeld.

Details
Met deze knop opent u het termijnen detailscherm van de geselecteerde termijn. Wanneer de status van de termijnen 'Afgedrukt' of 'Toegewezen' is kunt u de details van de termijn wel bekijken maar niet wijzigen.

Onze ref.
Met deze knop opent u het transactiescherm waarin de volledige transactie wordt getoond op basis van de onze referentie van de transactie waar de termijn uit voortkomt.

Uw ref.
Met deze knop opent u het transactiescherm waarin de volledige transactie wordt getoond op basis van de uw referentie van de transactie waar de termijn uit voortkomt.

Valideren
Deze knop is alleen actief wanneer u één of meer termijnen heeft geselecteerd. Met deze knop kunt u de geselecteerde termijnen valideren. Hierbij wordt gecontroleerd of de termijnen voldoen aan:

Onderdeel Validatie

Betaalmiddel
De optie 'SEPA incasso opdrachten' is aangevinkt
Het IBAN is opgegeven
De landcode in het IBAN valt binnen het SEPA gebied
De crediteur-ID is gevuld voor betaalmiddelen met de landcode AT of DE. Voor NL en BE is dit niet verplicht.

Debiteurgegevens
Het IBAN is opgegeven bij de bankrekening
De landcode in het IBAN valt binnen het SEPA gebied
De stad van de debiteur is opgegeven

Factuurtermijnen
De valuta is 'EUR'
De betaalwijze is 'Incasso'
Er is een incassomachtiging gekoppeld

Incassomachtiging
De status is actief
De debiteur die aan de machtiging is gekoppeld is hetzelfde als de factuurdebiteur van de termijn
De bankrekening die aan de machtiging is gekoppeld is hetzelfde als de bankrekening van de termijn
Het verschil tussen de 'Laatste incassodatum' en de verwerkingsdatum (of vervaldatum) van de termijn dient kleiner te zijn dan 3 jaar, tenzij de 'Laatste incassodatum' leeg is. Het is afhankelijk van de bankinstelling 'Gevraagde incassodatum berekening' of er uit wordt gegaan van de verwerkingsdatum of vervaldatum.
De 'Datum van ondertekening' dient kleiner te zijn dan de 'Gevraagde incassodatum'. De berekening van de gevraagde incassodatum is afhankelijk van de bankinstelling 'Gevraagde incassodatum berekening'.

Volgorde 'Eerste' per batch run
Wanneer de volgorde van de machtiging 'Eerste' betreft is het niet mogelijk om meerdere termijnen in één incasso batch run te hebben.

Wanneer er termijnen bij zijn die reeds zijn verwerkt en/of die succesvol gevalideerd zijn wordt een melding getoond waarin u kunt aangeven of u naast de termijnen die niet succesvol gevalideerd zijn, tevens de termijnen die wel succesvol gevalideerd zijn in het resultaten overzicht wilt tonen. Bij het verwerken van de termijnen wordt tevens de validatie uitgevoerd. Aan het einde van de validatie wordt er een overzicht getoond met het resultaat van de controles.

Verwerken
Deze knop is alleen actief wanneer u één of meer termijnen heeft geselecteerd en er een runnummer en een betalingsdatum is toegewezen aan die termijnen. Bij het verwerken beschikt u over de volgende opties:

Runnummer
Wanneer u heeft gegroepeerd op runnummer wordt hier het runnummer van de geselecteerde regel getoond. Wanneer er meerdere runnummers worden geselecteerd wordt hier het hoogste getoond. U kunt alleen runnummers selecteren die zijn toegewezen aan termijnen, maar waarvoor de incasso nog niet is verwerkt. De incasso wordt alleen verwerkt voor het runnummer dat hier is geselecteerd. Wanneer u bijvoorbeeld twee termijnen selecteert met de runnummers 1 en 2, dan wordt standaard runnummer 2 in dit veld voorgevuld. Bij het verwerken van de incasso wordt alleen de incasso verwerkt voor de termijn met runnummer 2 (en eventuele andere termijnen met runnummer 2). De incasso voor de termijn met runnummer 1 wordt niet verwerkt.

Afdrukken: Vooraankondiging incasso
Met deze optie kunt u aangeven dat u de vooraankondiging wilt afdrukken. Dit is alleen van toepassing op termijnen met de status 'Toegewezen'. Voor de termijnen met de status 'Afgedrukt' wordt geen vooraankondiging afgedrukt.

Na het klikken op 'OK' wordt eerst de validatie uitgevoerd. Bij het verwerken wordt er daarnaast nog gecontroleerd op de aanwezigheid van een runnummer en de volgorde van de machtiging. Wanneer de volgorde van de machtiging 'Eerste', 'Definitief', of 'Laatste' betreft dient u de termijnen handmatig te verzamelen via de knop 'Verzamelen'. Wanneer dit niet is gebeurd ontvangt u hiervan een melding. Wanneer aan alle validaties wordt voldaan worden de termijnen verwerkt en het incassobestand aangemaakt.

De 'Laatste incassodatum' van de incassomachtiging wordt bijgewerkt met de 'gevraagde incasso datum'.
Voor machtigingen waarbij de volgorde 'Eenmalig' betreft wordt de status aangepast naar 'Verlopen'. Dit betekent dat de machtiging is geannuleerd na deze incasso. Machtigingen met de volgorde 'Definitief' worden geannuleerd na deze incasso. De gegevens van de machtiging worden gekopieerd naar het tabblad 'Oorspronk.' van de machtiging. Het veld 'Kenmerk machtiging wordt leeggemaakt en de status van de machtiging wordt aangepast naar 'Verlopen'.

Bij het verwerken berekent het systeem de gevraagde incassodatum gebaseerd op de bankinstellingen.

Verder verschijnt bij het verwerken van een incasso een scherm waarin u kunt aangeven welke informatie u in het betaal- of incassobestand wilt opnemen. Voor meer informatie, zie Gedetailleerde informatie bij het verwerken van een SEPA betaal- of incasso opdracht.

Na het verwerken wordt het incasso bestand aangemaakt in de (subdirectory van de bank in de) export directory die u in de bankinstellingen heeft opgegeven en wordt er afhankelijk van of u gebruik maakt van betalingen onderweg een boeking aangemaakt.

Afletteren
Met deze knop opent u het afletterscherm waarin u de termijnen kunt afletteren.

Afdrukken
Deze knop is alleen actief wanneer u één of meer termijnen heeft geselecteerd en er een runnummer is toegewezen aan die termijnen. Met deze knop kunt u de vooraankondiging afdrukken. Dit is van toepassing op termijnen met de status 'Toegewezen' en 'Afgedrukt'. Na het afdrukken kunt u een kopie van de vooraankondiging terugvinden als document (onder het document type 21 'Payment advice list') in de administratie. Na het afdrukken van de vooraankondiging wordt de status van de termijn aangepast van 'Toegewezen' naar 'Afgedrukt'. Voor termijnen die reeds de status 'Afgedrukt' hadden blijft de status 'Afgedrukt' Er wordt een nieuwe vooraankondiging aangemaakt en gekoppeld aan de termijn. De eerder aangemaakte vooraankondiging wordt ontkoppeld van de termijn, maar blijft als document aanwezig in de administratie. De details van de termijnen zijn dan niet meer te wijzigen wanneer de status 'Afgedrukt' is. Voor meer informatie, zie Hoe kan ik een vooraankondiging afdrukken?.

Wanneer er voor een debiteur meerdere termijnen met hetzelfde runnummer aanwezig zijn worden al deze termijnen afgedrukt op de vooraankondiging.

Lay-out
Selecteer hier de lay-out die u wilt gebruiken voor de vooraankondiging.

Uitvoer
U kunt hier aangeven of de uitvoer afgedrukt dient te worden op de printer of per e-mail verstuurd dient te worden. Wanneer u de optie 'Op basis van relatie' selecteert wordt de factureringsmethode gebruikt die u bij het onderhoud van de relatie op het tabblad 'Financieel' heeft geselecteerd.

Contactpersoon
Met deze optie kunt u aangeven naar welke contactpersoon de vooraankondiging verstuurd dient te worden:

Hoofd: De vooraankondiging wordt verstuurd naar de hoofdcontactpersoon.
Factuur: De vooraankondiging wordt verstuurd naar de contactpersoon die aan het factuuradres van de debiteur is gekoppeld. Bij het versturen van een vooraankondiging per e-mail wordt deze altijd verstuurd naar de contactpersoon die aan het factuuradres is gekoppeld. Dit kunt u terugvinden door via het tabblad 'Contact' bij het onderhoud van de relatie, het onderhoud van de betreffende contactpersoon te openen. Bij het onderhoud van het factuuradres kunt u de contactpersoon aan het factuuradres koppelen.
Financieel: De vooraankondiging wordt verstuurd naar de contactpersoon waarbij de optie 'Financiële contactpersoon' is aangevinkt.

Voor meer informatie, zie Wanneer wordt welk e-mail adres gebruikt?.

E-mail / Onderwerp
Deze velden worden alleen getoond wanneer u bij 'Uitvoer' de optie 'E-mail' of 'Op basis van relatie' heeft geselecteerd. Welk e-mailadres hier standaard wordt getoond is afhankelijk van de optie die u bij 'Contactpersoon' heeft geselecteerd. U heeft echter ook de mogelijkheid om een afwijkend e-mailadres in te vullen. Wanneer u meerdere debiteuren selecteert om vooraankondigingen naar te versturen wordt in het veld 'E-mail' de tekst 'meervoudig' weergegeven. In het veld 'Onderwerp' kunt u een tekst invullen die als onderwerp voor de e-mail wordt gebruikt.

Opmerking: als bij het versturen van vooraankondigingen per e-mail voor de betreffende contactpersoon van een bepaalde debiteur geen e-mailadres beschikbaar is, wordt automatisch een vooraankondiging op de printer afgedrukt.

Wanneer er voor een debiteur meerdere termijnen aanwezig zijn met hetzelfde runnummer, maar deze niet allemaal worden getoond op basis van de door u opgegeven selectiecriteria, worden deze toch allemaal afgedrukt op de vooraankondiging. Een vooraankondiging wordt afgedrukt per runnummer, per debiteur, per bankrekening ongeacht uw selectie.

Toekennen
Deze knop is alleen actief wanneer u één of meer termijnen heeft geselecteerd. Met deze knop kunt u runnummers toewijzen aan de termijn of runnummers verwijderen uit de termijn. Met het toewijzen van het runnummer geeft u aan dat u alle termijnen met hetzelfde runnummer als één incasso opdracht naar de bank wilt sturen. Wanneer u een kleiner bestand wilt aanmaken om aan te leveren kunt u aparte runnummers aan de betreffende termijnen toekennen. Op die manier worden alleen de termijnen met hetzelfde runnummer in één incasso-opdracht (=runnummer) opgenomen. Tevens heeft u de mogelijkheid om de betalingsdatum van de geselecteerde termijnen aan te passen. Voordat u een runnummer kunt toewijzen dient u ervoor te zorgen dat er een incassomachtiging is gekoppeld aan de termijn.

Runnummer
Het toewijzen van een runnummer is alleen mogelijk voor termijnen waarbij het type van de machtiging hetzelfde is. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om hetzelfde runnummer toe te wijzen aan een termijn met het machtigingstype Core en een termijnen met het machtigingstype b2b. In dat geval verschijnt een melding dat dit niet is toegestaan. Na het toekennen wordt de status van de termijn aangepast naar 'Toegewezen'.

Wanneer de geselecteerde termijnen reeds een runnummer hebben en de status 'Toegewezen' of 'Afgedrukt' is wordt hiervan een melding getoond waarin u kunt aangeven of de bestaande runnummers overschreven dienen te worden door het nieuwe runnummer.

Ja: Het runnummer wordt overschreven en termijnen met de status 'Toegewezen' worden aangepast naar de status 'Afgedrukt'. De eerder afgedrukte vooraankondiging wordt ontkoppeld van de termijn, maar is wel nog als document aanwezig in de administratie. U dient voor deze termijn een nieuwe vooraankondiging af te drukken.
Nee: Het bestaande runnummer blijft aanwezig en het nieuwe runnummer wordt alleen toegepast voor de termijnen waaraan nog geen runnummer is toegewezen.
Annuleren: Er worden geen wijzigingen doorgevoerd.

In het geval er meerdere gebruikers tegelijk runnummers toewijzen kan het voorkomen dat het getoonde runnummer (optie 'Nieuw') al is toegekend door de andere gebruiker. In dat geval wordt hiervan een melding getoond. In de melding kunt u met 'Ja' verder gaan het eerst volgende runnummer toewijzen of met 'Nee' het (reeds door de andere gebruiker toegekende runnummer) gebruiken.

Nieuw
Standaard is de optie 'Nieuw' geselecteerd en wordt in het veld er onder het eerstvolgende runnummer getoond. U kunt dat veld niet aanpassen. Wanneer u vervolgens op 'OK' klikt wordt het runnummer toegewezen aan de geselecteerde termijnen.

Bestaand
Wanneer u 'Bestaand' selecteert u kunt u in het veld eronder een bestaand runnummer selecteren. Hier kunt u alleen runnummers selecteren van een incassobatch die nog niet is verwerkt.

Geen wijzigingen
Wanneer u alleen de betalingsdatum wilt aanpassen maar niet het runnummer selecteert u deze optie. Wanneer er nog geen runnummer is toegewezen blijft het ook leeg wanneer u deze optie heeft geselecteerd en wordt alleen de betalingsdatum gewijzigd.

Wissen
Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u 'Bestaand' heeft geselecteerd. Door deze optie aan te vinken wist u het runnummer van de geselecteerde termijnen. U dient dit in een melding te bevestigen. Door het runnummer te wissen wordt de status van de termijn aangepast naar 'Open'. De eerder afgedrukte vooraankondiging wordt ontkoppeld van de termijn, maar is wel nog als document aanwezig in de administratie. U dient voor deze termijn een nieuwe vooraankondiging af te drukken.

Betalingsdatum / Wissen
Met deze optie kunt u een nieuwe betalingsdatum toewijzen aan de geselecteerde termijnen. Wanneer een termijn al een betalingsdatum heeft wordt deze overschreven met de nieuwe betalingsdatum. Wanneer u de betalingsdatum wilt wissen selecteert u 'Wissen' en klikt u op 'OK'.
Eigen referentie / Wissen
Met deze optie kunt u een nieuwe eigen referentie toewijzen aan de geselecteerde termijnen. Wanneer een termijn al een eigen referentie heeft wordt deze overschreven met de nieuwe eigen referentie. Wanneer u de eigen referentie wilt wissen selecteert u 'Wissen' en klikt u op 'OK'.

De eigen referentie die u hier opgeeft wordt toegepast voor alle termijnen met hetzelfde runnummer.

Wanneer u een eigen referentie opgeeft wordt deze in plaats van de betalingsreferentie opgenomen in het SEPA betaal- of incasso bestand.

Opmerking: Wanneer het veld 'Eigen referentie' niet leeg is wordt het bestand altijd aangemaakt als niet gestructureerd <Ustrd> ongeacht of bij het verwerken van de betaling/incasso de instelling 'Gestructureerd betalingskenmerk' is aangevinkt. Voor meer informatie, zie Gedetailleerde informatie bij het verwerken van een SEPA betaal- of incasso opdracht.

Verzamelen
Deze knop is alleen beschikbaar wanneer u meerdere termijnen selecteert waaraan dezelfde machtiging is gekoppeld. Met deze knop kunt u de geselecteerde termijnen verzamelen.

Handmatig/Automatisch
Met deze optie kunt u aangeven of u zelf een betalingsreferentie wilt opgeven ('Handmatig') of de betalingsreferentie door het systeem wilt laten genereren ('Automatisch').

Betalingsreferentie
Wanneer u de optie 'Handmatig' heeft geselecteerd kunt u hier een betalingsreferentie voor de verzamelde posten opgeven.

Betalingsdatum
Hier kunt u de betalingsdatum voor de post(en) opgeven.

Eigen rekening
Hier kunt u uw eigen rekening koppelen. Dit betreft het betaalmiddel waarvandaan u het bedrag betaalt.

Betalingswijze
Hier wordt de betalingswijze getoond. Dit betreft altijd 'Incasso' en kunt u niet wijzigen.

Naar betaalmiddel
Wanneer u meerdere posten van dezelfde relatie verzamelt kunt u hier de bankrekening opgeven waarvan u het bedrag incasseert. Dit is de bankrekening van uw relatie.

Alles selecteren / Alles deselecteren
Middels deze knop kunt u alle termijnen in één keer selecteren om ze vervolgens bijvoorbeeld allemaal te kunnen verwerken. Door nogmaals deze knop te gebruiken wordt de selectie ongedaan gemaakt.

Sluiten
Met deze knop sluit u dit scherm.

Gerelateerde onderwerpen

Main Category:	Support Product Know How	Document Type:	Online help main
Category:	On-line help files	Security level:	All - 0
Sub category:	General	Document ID:	25.203.106
Assortment:	Exact Compact+	Date:	23-05-2018
Release:	407	Attachment:
Disclaimer

Tags	Support Product Know How-On-line help files-General